Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

В сфере трудового права есть различные способы решения проблем связанных с трудовой книжкой.

К сожалению, мало работников, работодателей и самое главное – мало сотрудников отделов кадров, которые хорошо бы знали какое из правил необходимо применить в конкретной ситуации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками?

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почтеОдной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя.

Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие. Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку.

Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом, что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почтеДля того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий.

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику, который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую.

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе.

На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.

В каких случаях отсылают?

Причины пересылки

Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.

Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой, в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой.

Как забрать из другого города?

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

Как получить по почте?

Заявление на пересылку

Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление, которое подается работником в отдел кадров. Заявление составляется в произвольной форме.

В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником.

Форма заявления

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом.

Как написать?

Заявление должно быть написано в произвольной форме, но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу – необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Согласие на отправление

Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки, то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.

Письмо-уведомление

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почтеОтправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте – достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.

  • Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.
  • Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

8 (800) 302-76-94

Это быстро и бесплатно!

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: инструкция

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании,
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе,
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением,
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.
Читайте также:  Как уволиться, не отрабатывая 2 недели: можно ли уйти сразу после подачи заявления по собственному желанию?

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника,
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек,
  • название документа – уведомление,
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте,
  • дата составления,
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение,
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений,
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником,
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная,
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина,
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город,
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

  • Трудовой кодекс РФ,
  • Инструкция №69 от 10.10.2003, утвержденная Постановлением Минтруда РФ.

Загрузка…

В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

  • увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
  • увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
  • гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
  • трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
  • прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
  • по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину.

Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой.

Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг.

Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно.

Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

  1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
  2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
  3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

Читайте также:  Сокращение штата работников при ликвидации организации

Когда трудовая книжка отсылается без согласия

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

  • увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
  • увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
  • когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

  1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
  2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
  3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
  4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне.

Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях.

При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

  • любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
  • курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
  • через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке.

К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

Ошибки:

  1. На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
  2. Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
  3. В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
  4. Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
  5. По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Как правильно отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

Отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте необходимо с соблюдением некоторых правил, описанных несколькими законами, иначе увольнение можно признать недействительным. Что входит в перечень этих правил?

О трудовых книжках в тк рф и других законах

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Если обратиться к Трудовому кодексу и поинтересоваться, когда должна быть выдана трудовая книжка, то ст. 84.1, отвечает, что всю необходимую правильно оформленную документацию уволившийся должен получить в последний рабочий день.

Некоторые бывшие сотрудники, воспользовавшись тем, что не всегда в отделе кадров четко знают нормы проведения увольнительного процесса, не забирают трудовую книжку при увольнении и ждут дополнительных выплат от нанимателя.

Дело в том, что, если документы, необходимые для последующего трудоустройства не будут выданы работодателем вовремя, он обязан выплатить компенсацию за эту задержку, это описано в 4 части Постановления РФ «О трудовых книжках».

Однако расходов бывший начальник избежать все-таки может, если корректно произведет определенные действия.

Для справки! Помимо задержки выдачи документов, их неправильное оформление может стать поводом для того, чтобы начислить бывшему сотруднику определенную сумму денег.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка.

Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц.

Один из наших лучших авторов написал отличную статью о том, как зарабатывают в игровой индустрии тысячи людей в интернете. Читайте статью с отзывами о заработке на играх в лучших заведениях.

Порядок выдачи

Если сотрудника нет на работе во время процедуры прекращения трудовых отношений, работодатель должен отправить по почте уведомление по фактическому адресу проживания уволенного о том, что тот уволен по всем правилам и необходимо забрать трудовую книжку. Тут возможны три варианта действий, которые могут предложить работнику:

  1. Самостоятельно забрать документы.
  2. Дать письменное согласие на отправление по почте.
  3. Оформить нотариально заверенную доверенность на третье лицо, позволяющее ему забрать документацию.
  • После этого с начальника не снимается ответственность за непредоставление документов уволенному сотруднику, необходимо далее произвести некоторые действия.
  • В том случае, если увольняемый знает точно, что в последний день на предприятии его не будет, он может при подаче заявлении об уходе написать и разрешение на отправку документов по почте.
  • Это разрешение оформляется в произвольной форме, но важно поставить настоящую дату и подпись.

Для справки! Некоторые юристы считают, что наниматель должен направить уведомление на все известные адреса местонахождения уволенного. Таким образом руководитель показывает, что сделал все возможное, чтобы увольнение произошло правильно.

Если работник не отвечает

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

В том случае, если ответа от трудящегося не поступило, это не значит, что можно считать дело законченным.

Книжку необходимо хранить до востребования, сроки подобного сбережения ценных бумаг установлены и составляют 75 лет. Кроме этого, в суде нужно получить разрешение на ее хранение на предприятии. Для этого нужно составить иск с требованием считать трудовые отношения с этим рабочим недействительными согласно приказу об увольнении.

Читайте также:  Увольнение муниципального служащего и расторжение договора

Только после вынесения решения суда можно считать хранение документов, принадлежащих уволенным рабочим, законным.

Если работник дал согласие на пересылку по почте

Если работник все-таки прислал согласие на возврат трудовой книжки по почте, нельзя ее просто отправить в конверте, необходимо также соблюсти некоторые нюансы.

Для того, чтобы возврат был признан законным, следует произвести следующие манипуляции:

  1. Составить акт о том, что от рабочего было принято согласие на передачу трудовой по почте. Акт должен быть подписан помимо руководителя еще двумя свидетелями.
  2. Снять копии всех страниц трудовой книжки и заверить их печатью организации. Таким образом у работодателя появится возможность доказать правильное ее заполнение.
  3. Оформить заказное письмо с описью содержимого конверта. Описывает содержимое сотрудник почты. Обычно это трудовая, копия письма сотруднику о том, что необходимо забрать документы и копия его согласия на отправление по почте.
  4. Делается копия описи.

Манипуляции эти необходимо произвести в течение 3 рабочих дней после ответа сотрудника. При этом в расчет не берется время, пока письмо шло до адресата. Начальник должен будет выплатить деньги за просрочку только в том случае, если он не отправит заказное письмо вовремя.

Существует практика, если работника нет по месту отправки письма или он всячески уклоняется от его получения, тогда письмо, скорее всего, вернется в почтовое отделение, о чем обязательно оповестят адресанта.

Начальник организации должен попросить составить сотрудников почты справку о перемещении письма с проставленными датами, таким образом наниматель сможет избежать проблем, если уволенный обвинит его в том, что письмо не было отправлено.

Разумное поведение начальника во время передачи или хранения трудовой книжки поможет избежать в первую очередь финансовых проблем.

В том случае, если будет доказано незаконное хранение трудовой на предприятии, руководитель заплатит государству 50 000 рублей в качестве штрафа.

Кроме этого, сотруднику будет выплачена сумма, кратная его зарплате за все дни, которые документация не была ему передана.

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

Ст. 84.1 ТК РФ допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:

  1. Работник сам попросил выслать ему трудовую книжку, написав нанимателю заявление.
  2. Кадровый отдел не отдал ее работнику в последний день увольнения по причине отсутствия последнего.

Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.

Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:

  1. КоАП, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 234 ТК РФ (за не выдачу документа в установленный срок).
  2. КоАП РФ, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 84.1 ТК РФ (за отправку персонального документа почтой без письменного согласия уволенного).

К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.

статью ⇒ Как сделать запись в трудовой об увольнении.

Последовательность действий ответственного лица при отправке уволенному работнику трудовой по почте

За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.

Порядок действий кадрового работника Пояснения
Оформление акта об отказе забрать трудовую (если данный факт имел место) Составляется при свидетелях. Копию документа по возможности передают уволенному под подпись
Подготовка письменного уведомления для отправки уволенному работнику Текст документа компилируется произвольно, но при этом в него следует включить следующие предписания:
лично явиться уволенному в отдел кадров за трудовой;
согласиться на пересылку документа, если он прийти не сможет
Пересылка уведомления посредством почтового отделения Стандартно документ пересылается заказным письмом с описью. Рекомендуется попутно оформлять извещение о вручении
Высылка трудовой книжки после получения согласия от ее владельца Документ переправляется ценным письмом также с описью, извещением о вручении;

  • копия отправленного документа сохраняется у нанимателя на случай утери оригинала при доставке;
  • кадровый сотрудник должен зафиксировать отправку документа в книге учета
  • (записывается датировка отправки, реквизиты извещения о вручении отправленного документа)

Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:

  1. Уволенный не забрал ее самостоятельно и не дал согласия на пересылку.
  2. Документ после уведомления не отправлен либо возвращен.

У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.

Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному

Описание ошибки Правильное решение
В день увольнения работник отсутствовал
Наниматель в этот же день переправил ему трудовую почтой
Нарушен порядок передачи персонального документа уволенному работнику.

  1. Наниматель вначале должен отправить уволенному уведомление с предписанием явиться в отдел кадров и забрать книжку самому либо дать письменное согласие на ее пересылку по домашнему адресу.
  2. Только после получения письменного разрешения от работника наниматель вправе организовать отправку трудовой почтой.
  3. Причем сделать это он обязан в первые 3 дня после получения согласия сообразно предписаниям ТК РФ

Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж

Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности.

Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991.

На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.

Работник уволился: как выдать трудовую книжку

Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):

  • при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
  • если он отказался ее получать.

Неполученную трудовую книжку нельзя:

  • сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
  • доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.

Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.

Кто кого и о чем информирует

Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:

  • о необходимости забрать документ;
  • возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.

Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.

Пример

Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:

  • трудовую книжку;
  • копию приказа об увольнении;
  • справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
  • справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.

О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.

Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье «Справка о заработной плате — образец и бланк в 2017 году».

Как отправлять трудовую книжку по почте

После получения заявления работодатель:

  • отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
  • оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).

Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.

О том, как долго нужно хранить в компании кадровые документы, вы узнаете из материала «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Итоги

Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Залишити коментар

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *