Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Часто при увольнении требуют от сотрудника передать дела по акту сдачи-приемки. Это внутренний документ предприятия, не являющийся обязательным: ни в одном законодательном акте не указано конкретно о необходимости его оформления.

Что это за документ, зачем он нужен, в каких случаях действительно необходимо его оформление, как составляется такая бумага?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

В каких случаях составляют?

В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииЛучше всего, когда дела принимает по акту преемник покидающего предприятие специалиста, но это возможно, если на освобождающееся место перемещают другого сотрудника, принять нового работника часто не представляется возможным из-за отсутствия вакансии. Дела приема — передачи может осуществить другой компетентный работник, ФИО которого укажут в приказе по предприятию, или сам руководитель организации, или заместитель одного из первых лиц.

Акт передачи дел при увольнении составляется в таких случаях:

  1. прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
  2. уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Прием дел должен быть совершен в присутствии свидетелей, с оформлением акта на бумажном носителе, с подписями, в противном случае невозможно будет предъявить претензии к уволившемуся сотруднику в нехватке бумаг, ценностей, материалов и пр.

Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х.

Что должно быть в нем указано?

Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение.

Вверху слева располагают надпись: «Утверждаю», ниже – место для подписи с указанием ФИО и должности руководителя предприятия. По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы.

Обязательно должны содержаться такие сведения:

  • дата;
  • пункт, где совершается процесс приемки дел;
  • данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
  • наличие претензий или их отсутствие;
  • фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
  • не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

По сути, акт приемки – опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати.
Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении руководителя организации

Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать:

  • документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
  • налоговые документы;
  • квартальные, годовые отчеты;
  • реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • журналы учета, кассовые книги и пр.;
  • наличные деньги;
  • первичные бумаги по бухучету;
  • чековая книжка, бланки доверенностей;
  • печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
  • уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.


При расставании с кадровиком следует запросить от него:

  1. приказы, распоряжения;
  2. трудовые книжки;
  3. личные дела работников;
  4. графики отпусков;
  5. табели учета рабочего времени и т.д.

Если же прекращается трудовая деятельность материально-ответственного лица, то такой сотрудник обязан передать числящиеся на его подотчете материальные ценности. В этом случае проводится инвентаризация, результаты которой также вносятся в акт приемки-передачи.

В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать:

  • Образец и оформление акта о передаче дел при увольнениичертежи, эскизы, проектные решения;
  • согласования с проектной организацией на замену материалов, конструктивных узлов и пр.;
  • переписку с заказчиками, протоколы совещаний;
  • акты выполненных работ;
  • акты на скрытые работы;
  • акты передачи фронтов работ;
  • планы на месяц, квартал, графики производства работ;
  • нормативную документацию и т.п.

Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

8 (800) 350-29-87 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении — Трудовая помощь

Передача дел при увольнении сотрудника осуществляется только тогда, когда он занимал такую должность, которая имела несколько особенностей, например, руководил чем-то или был связан с оборотной ведомостью. Технологически тяжёлые условия, например, управление автоматизированной линией производства, тоже иногда накладывают соответствующие обязательства на уходящего специалиста.

Причины, по которым дела нужно передавать на официальном уровне, таковы:

  • Вовлечение нового сотрудника без потери скорости производственного или рабочего процесса.
  • Определение границ ответственности и компетенции пришедшего человека.
  • Проверка деятельности и управления ресурсами уходящего.

Например, при уходе главного бухгалтера она будет состоять из его непосредственного начальника — директора учреждения и нескольких независимых коллег. Если во время работы этого собрания будут выявлены факты несоответствия отчётных документов, уходящий специалист может быть привлечён к уголовной ответственности.

Сотрудники, занимавшие должности, связанные с управлением складом, должны перед увольнением отчитаться перед бухгалтерией и лично главным бухгалтером.

Он проверяет соответствие приходно-расходных ведомостей и принимает окончательное решение по конкретному случаю.

В случае обнаружения каких-то несоответствий или нанесённого ущерба, увольняющийся сотрудник должен будет всё устранить и возместить перед непосредственным уходом.

Последовательность передачи

Чтобы инициировать начало процедуры, начальник или директор должен составить приказ. Этот документ должен быть основанием для проведения проверки. В нём должны быть указаны:

  • Причины запуска процесса.
  • Состав будущей комиссии по оценке.
  • Сроки выполнения.
  • Сотрудник, ответственный за проведение.

Стадии таковы:

  • Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииСоставление увольняющимся заявления об увольнении. Оно должно быть оформлено по всем правилам и подписано непосредственным руководством и начальником отдела кадров.
  • Прохождение инвентаризации — сверка фактических и указанных в акте данных о материально-технических ценностях.
  • Проверка сопутствующей документации.
  • Передача обязанностей новому сотруднику и введение его в курс дел.
  • Закрытие оформленного акта приёма-передачи документов при увольнении сотрудника подписями участников.

Кроме того, если по законодательству полагается денежная компенсация по той статье, которая записана в трудовой книжке как причина увольнения, она должна быть выплачена в кратчайший срок.

Правила составления документа

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Единого образца акта приёма-передачи при увольнении директора или обычного работника нет. Каждое предприятие самостоятельно определяет его форму, но несмотря на это, присутствует довольно строгий перечень тех пунктов, которые должны быть в нём обязательно по плану. Например:

  • Полное наименование компании или учреждения.
  • Данные о регистрации.
  • Дата составления.
  • Список приложений, дополняющих существующий документ.

Предлагаем ознакомиться:  Восстановление на работе при незаконном увольнении

Подписи и их расшифровки должны поставить все участники комиссии и уходящий из организации сотрудник. Человеку, который приходит ему на замену, необязательно расписываться, если этого не требуют внутренние правила конкретной компании.

Сюда можно включать информацию о предоставленных за время работы старого сотрудника услугах, финансовую отчётность, накладные, ожидающие оформления или проводки, и так далее. Ниже, если это требуется, нужно указать на ошибки и недочёты во время проведения проверки. Там же должны быть указаны рекомендации по исправлению.

Особенности оформления

Законы, регулирующие работу частных фирм и других негосударственных организаций, не требуют от бывших руководителей оформлять документально передачу дел новому лицу.

Несмотря на это, директор является одним из главных материально ответственных людей. В его компетенцию входит решение вопросов по бухгалтерскому учёту и материально-хозяйственной деятельности фирмы.

Это значит, что отчитаться за проведённую работу перед владельцем вверенной ему структуры он обязан в виде конкретных документов.

В 2001 году приказ Министерства финансов чётко регламентировал, что смена лиц, ответственных за материальное обеспечение, должна сопровождаться инвентаризацией. Поэтому порядок передачи дел при увольнении руководителя будет таким:

  1. Составляется нотариально заверенный документ, в котором заявляется смена лица, занимающего должность с правом подписи.
  2. Оформляется один документ из перечисленных, в зависимости от внутреннего устава предприятия: приказ об увольнении, протокол собрания общества держателей акций или решение владельца.
  3. Создаётся комиссия, обязующаяся выполнить инвентаризацию и сам процесс приёма-передачи всех документов, которые предоставляет уходящий с должности руководитель.
  4. Назначается лицо, замещающее вакантную должность. Если такового ещё нет, вместо него будет исполняющий обязанности руководителя.
Читайте также:  Образец рапорта 2017 на увольнение военнослужащего по контракту

Как и в случае с рядовым сотрудником, общей формы, по которой необходимо оформлять документ, нет. При его составлении руководствуются принципами, описанными в предыдущем пункте. Сам документ должен состоять из трёх частей:

  1. Вводная. Здесь нужно указать время, место составления и полное название фирмы. Сюда же включаются паспортные данные и должности всех членов комиссии.
  2. Описательная. Состоит из перечня всех документов, которые были проверены и одобрены для передачи. Отдельно указывается количество листов, которые содержатся в каждом из них.
  3. Заключительная. Все выявленные претензии к уходящему руководителю записываются здесь. Если была выявлена фактическая недостача материальных средств или необходимых документов, их перечень полностью вносится сюда.

Предлагаем ознакомиться:  Договор на разгрузку груза на путях образецОбразец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Так как в акте приема-передачи документов должны быть описано ведение всех бухгалтерских дел, сюда нужно внести:

  1. Характеристика учетной документации, введенной на предприятия согласно внутренним правилам.
  2. Перечень всех документов, участвующих в движении денежных средств организации.
  3. Описание способа хранения денежной валюты.
  4. Номера банковских счетов для денежных операций.
  5. Техническое состояние амортизирующего оборудования, участвующего в инвентаризации.
  6. Результаты бухгалтерских отчетов.
  7. Расчеты по заработной плате сотрудников.
  8. Список договоров о найме на работу сотрудников.
  9. Информация о налоговых платежах.
  10. Состояние архивной документации.

Чтобы передать-принять бухгалтерские документы, члены проверяющей комиссии должны изучить приложенные разъяснительные записки и заключения, которые были сделаны аудиторами.

На оформленном бланке ставят свои подписи члены комиссии и другие заинтересованные стороны, далее он штампируется главным бухгалтером который сдает дело и аналогичную процедуру проводит главбух, принимающий документацию.

В зависимости от того, какими делами занимается организация, в акт приема-передачи дел могут быть включены и другие разделы, дополнительно раскрывающие суть бухгалтерского учета.

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов. 

Обязательные уведомления о смене руководства

Если со своей должности уволились главный бухгалтер, руководитель с правом подписи или директор предприятия, в трёхдневный срок должны быть оповещены некоторые структуры. В первую очередь, это:

  • Федеральная налоговая служба.
  • Банк, через который проходят все финансовые операции.

Предлагаем ознакомиться:  Перенос отпуска на другой месяц

В банк же уполномоченный сотрудник должен передать эту выписку и протокол о назначении нового руководителя. В некоторых случаях, например, при обязательном оформлении именной банковской карты, новый директор должен подать свои паспортные данные.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Уведомление других организаций, например, фондов или служб не подразумевает сбора специальных документов. Допускается ставить их в известность путём email-рассылки.

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

  • Передаточный акт является внутренним документом компании.
  • Необходимость передачи при увольнении сотрудника может возникнуть в отношении:
  • дел и документов;
  • имущества;
  • ценностей.

Когда при увольнении передаются имущество, ценности и бланки строгой отчетности, сначала проводится ревизия и составляется инвентаризационная ведомость.

После этого имущество в наличии вписывается в акт и передается новому ответственному лицу.

На предприятии есть несколько заинтересованных людей в оформлении такого документа: сам руководитель, лицо, передающее и лицо принимающее дела.

Данная передаточная форма помогает по пунктам отследить, что и в каком количестве передается от одного ответственного сотрудника к другому.

Важно! Прием дел и документов при увольнении может происходить в присутствии свидетелей.

Тогда на акте дополнительно проставляют их подписи.

При отсутствии акта приема-передачи на ответственного сотрудника можно «повесить» нехватку ценных бумаг и другого имущества.

Выводы

Когда ответственный сотрудник при увольнении передал все вверенное ему имущество и документы, он получает на руки акт с отображение факта отсутствия претензий.

Организация продолжает работать дальше, как и работала без перебоев. Передаточную форму о приеме-передаче рекомендуется составлять как можно подробнее, прописывая все нюансы.

  1. Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
  2. 7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
  3. 7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург —ПОЗВОНИТЬ
  4. 8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ
  5. Это быстро и бесплатно!

Образцы актов передачу документов работником при увольнении – Юриспруденция

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

  • Пустой бланк акта о передаче документации (word)
  • Простой образец акта приема передачи документов (word)
  • Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.
Читайте также:  Порядок увольнения пенсионера без отработки по собственному желанию

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  • учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  • первичная бухгалтерская отчетность;
  • лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  • заключения налоговых и иных проверок;
  • ценные бумаги, векселя;
  • свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  • договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  • платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

  1. Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.
  2. Особенности процедуры состоят в следующем:
  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

ссылкой:

(1 1,00

Акт приема-передачи дел образец бланк

Это внутренний документ в организации, создание которого необходимо для того, чтобы зафиксировать переданную документацию от одного сотрудника другому.

Нужен он для того, чтобы:

  • обеспечить непрерывность рабочего процесса;
  • выполнить функций временно отсутствующего работника;
  • оценить принимающего работу сотрудника;
  • разграничить ответственность между коллегами.

Такая необходимость может наступить в следующих ситуациях:

  1. когда сотрудник, берет отпускные дни и временно отсутствует на рабочем месте;
  2. при длительной командировке работника;
  3. признание сотрудника временно нетрудоспособным;
  4. в результате перевода на другую работу;
  5. при увольнении сотрудника, вне зависимости от основания.

Особенности акта приема-передачи дел

Такой акт приема-передачи документов имеет особое значение при переносе обязанностей лицу, которое не в полной мере знакомо с должностными обязанностями, переданными ему.

Участвуют две стороны: первая — это, как правило, временно отсутствующий или уже уволившийся сотрудник, вторая — это новый работник или специально назначенное работодателем лицо. Последний, для того, чтобы избежать обвинений в ошибках предшественника, может инициировать создание описи документов, которые он принимает.

Передаваться дела должны не позже крайнего рабочего дня уходящим сотрудником. Законом не регламентируется процесс передачи дел, но работодатель может установить свои стандарты, обязательные к исполнению внутри коллектива.

  • Они могут иметь свое закрепление в:
  • • инструкции, необходимой для делопроизводства;
  • • положении, регулирующем работу персонала;
  • • правилах, регламентирующих внутренний трудовой распорядок работника;
  • • положении, относящемся к определенному подразделению в структуре.
  • Возможны и другие варианты их фиксирования, этот вопрос отдается на усмотрение работодателя.
  • Как организационно-распорядительный акт, документ имеет ряд необходимых к указанию данных:
  1. заполняется на фирменном бланке организации;
  2. полное название компании;
  3. вид документа;
  4. номер, согласно регистрации;
  5. место составления;
  6. пометка об утверждении;
  7. сам текст акта;
  8. указание на наличие приложений;
  9. подписи двух сторон.

Место хранения такого документа определяется руководителем: может находиться в канцелярии, в отделе кадров, может быть приобщено к личному делу сотрудника или отправлено архив отдела, в рамках которого было организовано мероприятие по передаче. 

Ниже расположен типовой бланк и образец акта приема передачи дел вариант которого можно скачать бесплатно.

Когда и как оформлять приказ о передаче дел при увольнении – образец для МОЛ, главного бухгалтера

  • При увольнении лиц, несущих материальную ответственность за доверенное им в пользование имущество, должна быть осуществлена передача дел.
  • Важно учесть, что данный процесс не происходит автоматически.
  • Лицо, трудоустраивающееся на освободившееся место, начинает нести ответственность только после документального оформления передачи дел.
  • О том, что передача дел не является обязательной процедурой, отмечено в 192 статье ТК РФ.
  • При этом следует помнить, что обязательность мероприятия может быть установлена внутренней документацией.
  • При таких условиях пренебрежение процедурой может быть рассмотрено как совершение дисциплинарного проступка.

Порядок действий

Необходимость передачи дел возникает в различных ситуациях. Основной среди таковых является расторжение трудовых отношений с материально-ответственным лицом.

Помимо этого, среди причин подобного характера нужно выделить наиболее часто встречающиеся обстоятельства:

  • непрерывность производственного процесса;
  • несоответствующее выполнение специалистом своих должностных обязанностей;
  • пребывание в ежегодном оплачиваемом отпуске;
  • отъезд в командировку.
  1. В ситуации, когда передача дел связана с увольнением работника, инициатором запуска данной процедуры является или руководитель структурного подразделения, или сотрудник, который займет освободившееся место.
  2. В трудовом законодательстве РФ отсутствует информация по поводу того, как должна производиться передача дел при расторжении трудовых отношений с материально-ответственным лицом.
  3. Несмотря на это существует стандартная общепринятая технология действий, которой следует при этом придерживаться.
  4. В данную методику входит несколько последовательных этапов:
  • Оформление и передача работодателю (или ответственному лицу, занимающемуся регистрацией документов подобного характера) заявления об увольнении.
  • Издание работодателем распоряжения о необходимости проведения инвентаризации.
  • Проведение инвентаризации ответственными специалистами.
  • Сравнение полученных в результате инвентаризации данных с фактическими.
  • Оформление акта приема-передачи дел.
  • Произведение расчета с увольняющимся материально-ответственным лицом.

Нужно ли составлять распоряжение, чтобы передать дела, ТМЦ?

  • Оформление приказа указанного ранее образца необходимо для того, чтобы документально подтвердить процесс передачи дел от одного материально-ответственного лица другому.
  • Сотрудник, передающий дела, снимает с себя всю возложенную на него ранее ответственность.
  • В обязательном порядке распоряжение составляется в случае, когда расторгаются трудовые отношения с такими специалистами:
  • директор предприятия;
  • главный бухгалтер;
  • сотрудник отдела кадров;
  • руководители структурных подразделений, несущие ответственность за поддержание в должном виде кадровой документации;
  • другие работники, заключившие с работодателем договор о материальной ответственности.

Важно учесть, что вне зависимости от ситуации, приказ о передаче дел оформляется своевременно. В частности, документ издается до непосредственного дня увольнения.

Оформление при уходе главного бухгалтера

Для оформления приказа указанного вида не разработана унифицированная форма. При этом выделяют информацию, которая должна отражаться в бумаге:

  • наименование предприятия;
  • порядковый номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование документа;
  • инициалы главного бухгалтера;
  • причина, в связи с которой производится передача дел;
  • дата, при наступлении которой дела будут считаться переданными;
  • перечисление мероприятий, которые должны проводиться одновременно с передачей дел. К примеру, проведение инвентаризаций, сверок, оформление различных запросов и т.д..

Если дела передаются сразу новому сотруднику, в приказе указывается информация о таковом. В приказе расписываются все ответственные лица, упомянутые в документе.

Образец

Так выглядит образец:

Как оформить, чтобы передать товарно-материальные ценности, если увольняется МОЛ?

Приказ оформляется в свободной форме.

В обязательном порядке в нем указываются такие данные:

  • наименование документа;
  • дата и город оформления;
  • причина передачи ТМЦ – увольнение;
  • инициалы, табельный номер сотрудника, дела которого передаются;
  • срок передачи дел;
  • перечисление ТМЦ или объекта, на котором они числятся;
  • необходимость составления акта приема-передачи ТМЦ;
  • инициалы, должность и подпись составителя%
  • подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Скачать пример

Так выглядит образец:

Выводы

В случае увольнения специалистов, которым в процессе трудовой деятельности были доверены материальные ценности, оформляется специальный приказ.

На основании этого документа дела и ТМЦ передаются другому трудящемуся или временно его замещающему лицу.

Порядок передачи дел не определен трудовым законодательством. Принято придерживаться правил, установленных внутренней документацией.

В большинстве случаев они идентичны.

Вам также может понравиться

Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении работника

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Читайте также:  Увольнение с работы при неофициальном трудоустройстве

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Предлагаем ознакомиться Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию и по инициативе работодателя, передача дел

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

  • Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
  • Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
  • Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Читать так же: ​​Что выплачивают при увольнении по собственному желанию

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Залишити коментар

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *