Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении, а также о подготовительных процедурах, которые помогут составить документ.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

  • Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.
  • Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:
  • Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).
  1. В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.
  2. Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:
  3. Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).
  4. Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
  5. Передача дел при увольнении главного бухгалтера
  6. Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.  

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Передача дел и другие нюансы при увольнении главного бухгалтера

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Увольнение главбуха может произойти как по инициативе работодателя, так и по желанию специалиста. Если главбух сам принял решение об уходе из компании, он должен за 14 дней в письменном виде предупредить об этом работодателя. По договоренности сторон допускается прекращение контракта до завершения срока предупреждения об увольнении.

Расторжение договора с главбухом осуществляется в следующем порядке:

  • заявление об уходе подписывается директором;
  • наниматель издает распоряжение о приеме-передаче дел от главбуха;
  • проводится проверка фин. отчетности и иной бухгалтерской документации;
  • проведение процедуры приема-передачи текущих дел;
  • директором издается приказ о прекращении договора с сотрудником;
  • работника знакомят с приказом, документ подшивается к личному делу и регистрируется;
  • на основании приказа составляется записка-расчет;
  • в последний рабочий день производятся выплаты и выдается трудовая книжка.

Передача дел при уходе главбуха

ТК РФ не определен порядок передачи дел, так что делать это главный бухгалтер не обязан. Скорее, передача дел при увольнении главного бухгалтера проводится из-за профессиональной этики.

Согласно ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухучета на предприятии лежит на его руководителе. Перед процедурой им издается приказ, который является основанием для ее проведения.

В нем указываются следующие сведения:

  • по какой причине передаются дела;
  • дата начала и окончания процедуры;
  • Ф.И.О. увольняющегося бухгалтера и работника, ответственного за прием дел;
  • указывается состав комиссии;
  • сроки составления акта приема-передачи дел.

После этого проводится процедура приемки-передачи дел. Принимать дела может сам директор фирмы или комиссия.

  • издание приказа о приеме-передаче дел;
  • инвентаризация имущества и обязательств;
  • проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
  • приемка-передача дел с составлением описи;
  • составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Если увольняется главный бухгалтер, передача дел должна быть осуществлена до его последнего рабочего дня на предприятии. Если им было подано заявление об уходе, процедура передачи дел может составить две недели. Но если главбух не провел ее, работодатель не может отказать ему в увольнении.

Увольняющемуся сотруднику необходимо заранее привести в порядок все документы. Пристальное внимание нужно уделить тем бумагам, которые нужно передать в организации.

Например, если одновременно с работником бухгалтерии увольняется алиментщик, что делать бухгалтеру? Во избежание неприятностей для компании исполнительный лист, который является бланком строгой отчетности, следует передать судебному исполнителю в трехдневный срок.

Ответственность за нарушения

Интересный вопрос: несет ли ответственность главный бухгалтер после увольнения? Если он допускал нарушения при исполнении своих рабочих обязанностей, за это законом предусмотрена административная и уголовная ответственность бухгалтера после увольнения.

Если говорить про материальную ответственность главного бухгалтера после увольнения, то он обязан возместить причиненный предприятию ущерб. Например, за несвоевременную уплату налогов на предприятие может быть наложен штраф. В случае этого уволенный специалист должен выплатить штраф и начисленные пени (ст. 15.5 КоАП РФ).

Без лишних слов: увольнение главного бухгалтера по собственному желанию с отработкой

Главный бухгалтер является одной из ключевых фигур в организации. Сотрудник имеет информацию о финансовой деятельности предприятия. При увольнении нужно найти ему замену и организовать передачу дел новому сотруднику.

Рассмотрим, каким образом происходит увольнение главного бухгалтера по собственному желанию и какие может повлечь последствия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Можно ли уйти по личной инициативе с отработкой или без нее?

Трудовой кодекс РФ не ставит главного бухгалтера в особое положение. Для его увольнения нет никаких дополнительных условий (о том, как обычно происходит увольнение сотрудников по их инициативе, мы рассказывали тут, а о нюансах увольнения определенных категорий сотрудников, в том числе бухгалтеров, узнаете здесь).

В соответствии со статьей 80 ТК РФ он может уволиться по собственному желанию, как и прочие сотрудники, и через 14 дней после подачи заявления об увольнении спокойно покинуть рабочее место.

Читайте также:  Плюсы и минусы для работника при увольнении по соглашению сторон

Насколько законным является требование 2-х недельной отработки и можно ли уволиться по своей инициативе без нее, мы рассказывали в отдельном материале.

[3]

Особенности и порядок процедуры

Хотя закон и не накладывает на главного бухгалтера никаких ограничений, процедура его ухода не будет такой простой, как в случае штатного сотрудника. Ведь в его ведении находятся серьезные документы, связанные с деятельностью организации.

Поэтому на предприятии в этом случае происходит процедура передачи дел новому сотруднику.

Итак, как уволиться главному бухгалтеру по собственному желанию? Его увольнение состоит из следующих этапов:

  1. Главный бухгалтер составляет заявление на увольнение по собственному желанию.

    В заявлении указывается: кому и от кого оно пишется, наименование документа, просьба уволить по собственному желанию, причина (если требуется), дата и подпись.

    Если документ отказываются принимать, его можно отправить заказным письмом с описью вложения (подробнее о том, что делать, если руководство не принимает и не подписывает заявление, мы писали здесь).

  2. Руководитель издает приказ о проведении проверки и передаче дел новому сотруднику. Закон не содержит четких требований относительно акта приема-передачи дел. Оговорить его детали можно в приказе руководителя.

Приказ может включать в себя следующие пункты:

Читайте так же:  Условия поставки cfr по инкотермс 2010

Если предприятие молодое, то происходит инвентаризация за весь период существования. Если же организация существует много лет, необходимо определить тот период, который будет инвентаризироваться.

Такой период может составлять 3 года, поскольку налоговые органы могут проверить документацию за 3 последних года. Если же в этот срок проводилась проверка, то новому сотруднику следуют изучить составленный по результатам ее акт. Тогда документы можно проверять лишь те, которые были составлены после этой проверки.

Увольняющийся бухгалтер передает лишь те документы, которые были переданы ему под ответственное хранение или находятся в его ведении.Происходит процедура передачи дел и составление акта приема-передачи.

На основании процедуры передачи дел составляется соответствующий акт, который включает в себя следующие пункты:

  1. ФИО сдающей и принимающей стороны.
  2. Дата и место составления.
  3. Номер приказа, на основании которого составляется акт.
  4. Перечень лиц, присутствовавших при передаче.
  5. Перечень передаваемой документации.
  6. Период, за который передана документация.
  7. Ошибки и недочеты, которые выявлены в процессе передачи дел.

Возможный перечень передаваемой документации:

  • Учредительные и регистрационные документы: свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на учет в налоговый орган, выписка из ЕГРЮЛ.
  • Регистры бухучета и оборотные ведомости бухучета.
  • Бухгалтерская финансовая и налоговая отчетность.
  • Учет материальных активов. Сроки и результаты последней инвентаризации.
  • Акты сверок с налоговыми органами.
  • Приходные и расходные документы на материальные ценности.
  • Кассовые документы и отчеты, банковские выписки и платежные поручения. Указывается, кто осуществляет финансовые операции (например, кассир), отражаются условия хранения наличности, остаток средств.
  • Учет расходов. Кредиторская и дебиторская задолженность.
  • Штатное расписание, налоговые карточки, фонд заработной платы. Ведомости начисления и выплаты работникам.
  • Авансовые отчеты.
  • Другие документы, связанные с ведением бухгалтерского и налогового учета.

При передаче происходит также ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией. Проверяются сроки соблюдения отчетности, оформление и хранение документов. Указывается срок, в течение которого бумаги хранятся на предприятии, а также отдел, где они находятся (архив, бухгалтерия).

Провести проверку всех документов новому главбуху будет просто нереально. Можно произвести проверку выборочно. Критерием могут быть операции, связанные с большими суммами. Роспись в акте приема-передачи означает принятие всех бумаг и ценностей для хранения и использования.

Сделать это может лишь лицо, уже являющееся сотрудником предприятия. Это значит, что на дату подписания акта с новым сотрудником должен быть заключен трудовой договор. Т.к. не может быть двух главных бухгалтеров, нового сотрудника принимают как заместителя и лишь при увольнении прежнего переводят на освободившийся пост.

Чтобы избежать этих хлопот, акт может быть подписан руководителем организации. Но потом руководитель должен будет передать дела новому главному бухгалтеру.Составляется приказ об увольнении. В приказ входит:

  • название организации;
  • данные увольняемого сотрудника;
  • причина увольнения (в соответствии с ТК РФ);
  • подписи директора и сотрудника.
  • Заполняются кадровые документы. Делается запись о приеме и увольнении в трудовую книжку, заполняется личная карточка.
  • Уволившемуся сотруднику выдается расчет и документы (какие документы должны быть подписаны при увольнении и что должны выдать на руки сотруднику при увольнении мы рассказывали тут). Расчет для главбуха не включает каких-то особенных выплат, если иное не было оговорено при трудоустройстве. Т.е. выплаты будут стандартные, как и для остальных сотрудников. Что входит в расчет:
  • Вот так выглядит запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию:

    Все о сроках

    В общем случае главный бухгалтер может не выходить на рабочее место через 2 недели после подачи заявления. Без отработки можно обойтись в следующих случаях:

    • Поступление в ВУЗ.
    • Перевод супруга на новую работу в другую местность.
    • Выход на пенсию.

    Ответственность после освобождения от должности

    Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязанностей перед работодателем может оказаться и выше.

    Сотруднику придется отвечать за:

    • Грубые нарушения в ведении учета, повлекшие снижение налогов.
    • Несвоевременную уплату налогов.
    • Нарушение сроков подачи отчетности.
    • Злоупотребление служебным положением.
    • Материальный ущерб по прямой вине главбуха.

    Срок давности может составлять от 1 года до нескольких лет со дня обнаружения.

    При передаче дел по акту может обнаружиться недостача. В этом случае новый сотрудник может отказаться подписывать акт.

    Данные о нарушениях в ведении бухучета необходимо вынести в отдельный раздел и поставить в известность руководство. Начальство определяет, кто будет исправлять ошибки, и как это будет оплачиваться.

    Если дела передавались не по акту, то кто бы ни обнаружил нарушения, ответственность ляжет на уволившегося главного бухгалтера.

    Как уволить рядового сотрудника?

    Процедура увольнения рядового бухгалтера будет такой же, как и процедура увольнения главбуха и иных сотрудников.

    Необходимо ли передавать дела?

    Процедура передачи дел рядовым бухгалтером регламентируется локальными нормативными актами, коллективным и трудовым договором. В законодательстве обязательность бухгалтерской проверки не предусмотрена.

    Ответственность после ухода из компании

    Рядовых сотрудников бухгалтерии нельзя привлечь к уголовной ответственности, они не уполномочены совершать действия, образующие состав налогового преступления.

    Ответственность за сдачу налоговой декларации и учет первичных документов лежит на главном бухгалтере. Однако бухгалтер может быть привлечен к ответственности, если он фактически вел бухучет.

    Увольнение главного бухгалтера – серьезная процедура для организации. Правильно проведенная процедура передачи дел позволит новому сотруднику спокойно войти в должность.

    Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

    Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия.

    Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера.

    В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

    Предварительные мероприятия

    При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

    Шаг 1. Отмена доверенностей

    На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

    Скачать бланк отзыва доверенности

    Скачать уведомление об отзыве доверенности

    Шаг 2. Банк-клиент

    Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

    Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

    Шаг 3. Инвентаризация

    Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства.

    Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым.

    Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

    Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

    Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

    • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
    • учетной политики и локальных нормативных актов;
    • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
    • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

    Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

    Шаг 5. Составление приказа

    Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

    При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

    • новый главбух;
    • действующий заместитель увольняемого работника.

    К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

    • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
    • период, за который сформированы документы из описи.

    Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

    О порядке увольнения главного бухгалтера

    Шаг 6. Акт приема-передачи дел

    Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

    • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
    • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
    • ключи от сейфов;
    • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
    • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

    Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

    Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

    • непосредственно в самом акте;
    • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

    Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

    «Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

    В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

    Как принимать дела у главного бухгалтера

    Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

    • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
    • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
    • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
    • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

    Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

    В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки.

    Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно.

    В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

    О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

    Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

    Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

    И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

    Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

    • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
    • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
    • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

    Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

    «Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

    Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

    Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

    Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

    • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
    • войти в курс дела;
    • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

    Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

    Передача дел главным бухгалтером при увольнении

    • На любом предприятии должность главного бухгалтера довольно значимая величина, но это такие же, как и другие сотрудники, обыкновенные люди, которые несут больше ответственности.
    • В частности, за ведение финансовой документации и отчетности.
    • Главный бухгалтер так же, как любой работник организации, учреждения, имеет право уволиться по собственному желанию и быть уволенным руководителем предприятия за нарушение законодательства о труде, нарушение трудовой дисциплины, устава предприятия, а также при смене собственника предприятия, на котором работает.
    • В связи с этим довольно часто возникает  резонный вопрос – обязан ли главный бухгалтер передавать дела при увольнении.
    • Действующее трудовое законодательство не акцентирует внимание на передаче дел при увольнении главного бухгалтера вновь принятому сотруднику.
    • Таким образом, бухгалтер, разрывая трудовые отношения с организацией, по закону вообще не обязан что-то кому-то передавать.
    • И в случае отказа от передачи дел не может быть задержек в плане выдачи трудовой книжки, прочих документов, положенных при увольнении, получении полного расчета, по окончании предусмотренных согласно закону срокам.

    При увольнении по собственному желанию, согласно третьей части 77 статьи ТК РФ, расчет должен быть произведен через две недели после подачи заявления (ст. 80 ТК).

    В случае увольнения главного бухгалтера по инициативе нового собственника предприятия, согласно четвертому пункту 81 статьи ТК РФ, этот срок увеличивается до трех месяцев (ст. 75 ТК).

    1. Уважающий себя человек, занимающий высокую должность на предприятии, даже уходя с него, оставляет порядок после себя в делах, за которые он нес ответственность.
    2. Поэтому, исходя из профессионализма лица, занимавшего должность главного бухгалтера и этической стороны, в передаче всех дел и документов заинтересованы обычно как расторгающий трудовые отношения с организацией специалист, так и поступающий на его место новый сотрудник.
    3. Для самого предприятия процедура необходима, чтобы иметь представление о реальном положении ведения бухгалтерского учета на предприятии и наличия всех первичных документов, соответствие которых требуемым законом нормам может существенно повлиять на деятельность всего предприятия в дальнейшем.
    4. Исходя из вышесказанного, узнав, что главный специалист собирается уходить из организации, или в случае, когда работодатель сам намерен сменить специалиста, он должен позаботиться о том, как передать дела при увольнении главного бухгалтера.
    5. Для этого, прежде всего, найти лицо, которому можно передать всю документацию по акту.
    6. Если главный бухгалтер был еще и материально ответственным лицом с оформленным договором о материальной ответственности,  то нужно обязательно провести инвентаризацию и передачу материальных ценностей.
    7. Принять документацию может:
    • представитель независимой аудиторской организации, при заключении договора;
    • специалист, выполняющий функции заместителя главного бухгалтера;
    • работник бухгалтерии, назначенный по приказу руководителя;
    • вновь принимаемый сотрудник на должность главного бухгалтера;
    • лично руководитель организации.
    • Передавая документацию вновь принятому сотруднику, важно учитывать, что пока не уволился бывший сотрудник, на место главного бухгалтера принять не могут никого.
    • Не может быть два главного бухгалтера одновременно на одном предприятии.
    • Поэтому, нового человека, которого в перспективе руководитель планирует видеть на этой должности, до увольнения главного бухгалтера можно принять на работу заместителем главного бухгалтера или просто бухгалтером.

    Кто и за что в ответе?

    1. Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.
    2. Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.

    3. Передача документов при увольнении главного бухгалтера – довольно трудоемкая работа, занимающая, как правило, не один день.
    4. При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.

    5. Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.

    6. Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.

    7. Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.
    8. Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.
    9. Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.

    Шаг 1 Приказ

    Для того чтобы что-то передать, принять, тем более, документы финансовой деятельности, прежде всего, создается комиссия.

    Чтобы действия этой комиссии были обоснованными и правомерными, руководителем организации должен быть в первую очередь издан приказ при увольнении главного бухгалтера о создании комиссии по приему – передаче всех бухгалтерских документов, за которые нес непосредственную ответственность главный специалист.

    Необходимо определиться за какой период должна быть передана документация, согласно срокам статистической отчетности и правилам ведения государственных архивных дел: не менее, чем 5 лет, согласно 17 статье Федерального закона « О бухгалтерском учете», принятого 21.11. 96 года за № 129 – ФЗ и действующего до настоящего времени.

    • В приказе также указывается срок окончания процесса передачи документации, причем нужно принимать во внимание, что он должен быть до даты увольнения главного бухгалтера.
    • Приказ о создании комиссии с указанием ее членов и председателя комиссии может быть издан отдельно от приказа о проведении передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера.
    • Также это может быть оговорено в разных пунктах одного приказа, но первым пунктом должен быть именно пункт о создании комиссии и только потом распоряжения по поводу ее действий.
    • Образец приказа на передачу дел при увольнении главного бухгалтера можно посмотреть на сайтах, затрагивающих вопросы, связанные с бухгалтерией.

    Шаг 2 Завершение учетных процессов

    Для полной передачи дел и документов, действующий до момента издания приказа об увольнении главный бухгалтер должен завершить ведение всех бухгалтерских учетов, за которые несет ответственность на основании второго пункта седьмой статьи Закона о бухгалтерском учете.

    То есть, главный бухгалтер организации непосредственно отвечает:

    • за документы, предоставляемые в налоговую инспекцию;
    • за отчетность по бухгалтерии и по налогам;
    • за первичные учетные бухгалтерские регистры;
    • за кодировку;
    • за учетную политику организации;
    • за составление рабочего плана проведения учета счетов и тому подобное.

    Перед увольнением главный специалист должен:

    • собрать все первичные документы;
    • проверить наличие всех необходимых бухгалтерских записей;
    • завершить на момент передачи дел отчеты по бухгалтерии и уплаченным налогам, уплате страховых взносов;
    • сделать статистические отчеты.

    Документация должна быть вся пронумерована, сшита, закреплена печатью.

    Шаг 3 Инвентаризация

    1. В том случае, если с главным бухгалтером был заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со вторым пунктом двенадцатой статьи Закона о бухгалтерском учете в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация.

    2. Если такого договора нет, и формально главный специалист не был материально ответственным лицом, инвентаризация проводится по усмотрению руководителя.

    3. О проведении инвентаризации также издается приказ (распоряжение) по предприятию, в котором обосновывается необходимость ее проведения, и устанавливаются сроки, либо дополняется пункт передачи документов в приказе о создании комиссии и проведении приема.

    4. Проводят инвентаризацию бланков, находящихся у бухгалтера, а также проверяют кассу и наличие различных взносов.
    5. По результату инвентаризации делается опись.

    6. Если организация небольшая по своей структуре, то желательно провести инвентаризацию всего имущества при смене главного бухгалтера, чтобы новый сотрудник, принятый на эту должность имел полное представление о состоянии дел и имущества.

    7. Ели компания крупная, инвентаризацию можно провести выборочно, к примеру, проверить статьи доходов и расходов, затраченные денежные средства и приобретенные товары, а также их наличие в действительности, а не только по документам.
    8. По итогам проведенной инвентаризации составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой – у увольняющегося сотрудника.
    9. В том случае, если предприятие является филиалом или дочерней организацией, то делается третий экземпляр, который передается в главное управление.
    10. Акты инвентаризации прикрепляются к актам приема-передачи дел.

    Шаг 4 Проверка

    • Принимая документацию, желательно проверить все финансовые операции в текущем году.
    • Желательно для этого привлечь независимого аудитора, но при невозможности заключить договор, вполне возможно это сделать своими силами.
    • Тем более, что в конце года вновь принятому сотруднику на должность главного бухгалтера придется сдавать все отчеты.

    Шаг 5 Акт приема-передачи

    1. Для того, чтобы новый сотрудник имел представление о реальном положении дел в бухгалтерии предприятия, главный бухгалтер, работавший до него,  передает ему все документы, находящиеся у него по принятой номенклатуре дел.
    2. Составляется акт приема-передачи при смене главного бухгалтера.

    3. В дальнейшем этот акт может помочь также прекратившему трудовые отношения с организацией специалисту избежать каких-либо претензий со стороны руководства и принявшего дела бухгалтера о недостаче документации.

    4. Если по каким – либо причинам передающий дела главный бухгалтер не соглашается подписывать акт приема – передачи, составляется за подписью минимум двух свидетелей соответствующий акт об отказе.

    Утвержденной формы, как составлять акт приема – передачи не существует.

    Поэтому, он составляется в произвольной форме. Необходимо чтобы была полная опись документов, которые передаются.

    Если документов много, опись можно сделать отдельно, указав об этом в самом акте.

    Подписанный сторонами акт утверждается руководителем предприятия.

    Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел

    1. В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
    2. При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.

    3. В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
    4. Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.

    5. Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
    6. Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.

    Как оформить акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера (образец) можно найти в интернете.

    Залишити коментар

    Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *